Zeitmanagement – so können wir unsere Zeit optimal nutzen
Zeit. Mehr Zeit. Die wünschen wir uns alle mal. Und trotzdem endet ein Tag nach 24 Stunden. Nach 1.440 Minuten. Ende. Dann gehört der Tag endgültig der Vergangenheit an und nichts kann die „verlorene“ Zeit zurückholen. Wie also kann man diese 1.440 Minuten, die 24 Stunden so strukturieren, dass man viel schafft? Dass man produktiv und ohne zunehmenden Stress seine Ziele erreicht? Dass man auch noch Zeit für die schönen Dinge des Lebens findet?
5:30 Uhr am Morgen. Der Wecker klingelt. Til springt nahezu aus dem Bett und flitzt ins Badezimmer, um sich zu waschen. Anschließend schlüpft er in seine Arbeitskleidung und schmiert sich ein Brot für unterwegs. 6:23 Uhr und Til ist schon völlig gestresst, obwohl der Tag gerade erst begonnen hat. Gedanken schießen ihm durch den Kopf:
Ich muss die Post noch wegbringen, die Rechnungen bezahlen, morgen mit einem Freund zum Kochkurs. Oh, und die Deadline für meine Präsentation ist auch heute! Wie soll ich das alles nur schaffen?
Was ist Zeitmanagement?
Manchmal rennt einem die Zeit wortwörtlich davon. Man leidet ständig unter Zeitmangel oder Zeitdruck, man hat noch so viel zu tun und weiß gar nicht, wann man was erledigen soll. Der Terminkalender platzt und die Bucket-List quillt auch schon über. Bevor das Leben an einem vorbei rauscht, sollte man etwas dagegen tun, auch wenn es manchmal nicht ganz so einfach ist.
Beim Zeitmanagement geht es darum, die Aufgaben so zu planen, dass die wichtigen Dinge auch wirklich zuerst erledigt werden. Demnach ist Zeitmanagement eine gute Maßnahme, um die eigene Effizienz voranzutreiben und zu steigern. Die Zeit sollte optimal und sinnvoll genutzt werden, um die Aufgaben konzentriert erledigen zu können und sogenannte Leerlaufzeiten zu vermeiden. Aufgaben, die nicht allzu wichtig sind, sollen mit einem guten Zeitmanagement verschoben, beziehungsweise delegiert werden. Was also sind diese wichtigen Aufgaben? Und was ist nicht so wichtig und kann später erledigt werden? Wie lässt sich gutes Zeitmanagement umsetzen? Hier helfen u. a. Zeitmanagement-Methoden und das werden wir uns im Folgenden ansehen.
Wie funktioniert Zeitmanagement?
Wie heißt es so schön? Zeit ist Geld! Und so möchte man am liebsten jede freie Minute nutzen, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Um das aber so optimal wie möglich umzusetzen, muss man erst einmal die Zeitfresser entdecken und gegen sie vorgehen.
Die typischen Zeitfresser
Sowohl im Beruf als auch im Alltag lassen sich unzählige Zeitdiebe finden, die auf Dauer viel Stress verursachen. Wir alle kennen es. Eigentlich sollten wir arbeiten, die Wohnung aufräumen, Wäsche waschen oder einkaufen gehen. Dann schauen wir einmal aufs Handy und schon ist eine halbe Stunde wieder rum. Soziale Medien und Streaming-Dienste gehören zu den großen Zeitdieben. Die aktuelle Serie ist vielleicht super spannend – die zu erledigenden Aufgaben hingegen sind mehr als langweilig. Da entscheidet man sich doch lieber für eine weitere Folge der neuen Lieblingsserie. Schlafmangel und Unordnung gehen hiermit einher. Um die vergeudete Zeit wieder einzuholen, schlafen wir weniger und lassen eher Unwichtiges schleifen, was auf Dauer jedoch auch aufs Gemüt schlägt. Perfektionismus, Multitasking und übermäßiger Small-Talk mit Arbeitskollegen hindern uns auch daran, unsere Ziele zu erreichen.
Auf der Arbeit angekommen, versucht Til, mehrere Aufgaben zeitgleich zu erledigen – was natürlich nicht gelingt. Dauernd stehen Kollegen im Türrahmen. Viele haben inhaltliche Fragen, einige wollen aber auch nur mal eine Pause machen und ein bisschen quatschen. Til ist gestresst, unkonzentriert, gereizt und hat nicht mal die Hälfte von dem geschafft, was er sich vorgenommen hat. Das ist deprimierend und bereitet ihm Kopfschmerzen. Immer wieder stellt er sich haareraufend die Frage:
Wie soll ich das alles bitte schaffen? Dauernd werde ich gestört. Irgendwie bin ich immer fremdbestimmt. Und zu eigenen Pausen komme ich kaum. Irgendwie bin ich immer fremdbestimmt. Und zu eigenen Pausen komme ich kaum.
22:47 Uhr. Schon wieder ist er der Letzte im Büro und so schnell hat er noch nicht vor, dieses zu verlassen. Aber er kann nicht mehr. Die Konzentration ist weg und Til ist unendlich müde. Also macht er sich langsam mit einem schlechten Gewissen auf den Weg nach Hause. In Gedanken bei seinen noch nicht erledigten Aufgaben. Während er in der Bahn sitzt, ärgert er sich über seine Fremdbestimmung durch die Kollegen und durchstöbert daher das Internet nach Methoden, um seine Zeit besser nutzen zu können und wird auch fündig.
Zeitdiebe erkannt und schon gebannt? Fast. Auf www.frag-team-clean.de wird empfohlen, jegliche Ablenkung zu vermeiden und daran zu denken, dass auch kleine Schritte zum Ziel führen. Eine weitere große Ablenkung – neben den ungeplanten Kollegen-„Besuchen“ – stellt zum Beispiel der Medienkonsum dar. Das Handy leuchtet auf und schon ist die Konzentration dahin – ein typischer Zeitdieb! In den sinnvoll eingesetzten Pausen – wenn Du eine Aufgabe erledigt hast – kannst Du gerne wieder Dein Handy nutzen. Weitere Störfaktoren, die zu Zeitfressern werden können, sind Signaltöne beim Eingang von E-Mails, Telefon, Meetings etc. Da kann es sinnvoll sein, beispielsweise die Signaltöne abzustellen. Getreu dem Motto: Aus den Ohren, aus dem Sinn. Denn dann entscheidest Du, wann Du auf E-Mails reagierst. Hier empfiehlt sich beispielsweise eine Abarbeitung in Blöcken. Und ja, auch das Telefon darf – am besten in Absprache mit den Kollegen – stundenweise lautlos gestellt oder umgeleitet werden, wenn es Deiner Konzentration dient oder eine wichtige Aufgabe dringend erledigt werden muss. In solchen Fällen sollte man auch über seine Teilnahme an Meetings nachdenken. Nicht jede Sitzung ist wichtig für Dich und Deine Arbeit. Manchmal reicht es aus, lediglich Informationen zu einer Sitzung zu liefern und hinterher im Protokoll die Ergebnisse und Aufgaben nachzulesen.
Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?
Nachfolgend werden die bekanntesten Methoden kurz beschrieben.
Für ein gutes Zeitmanagement ist eine Vorausplanung unabdingbar. Es empfiehlt sich immer, eine To-Do-Liste anzulegen.
- Eisenhower-Prinzip
Zur Priorisierung der Aufgaben werden diese in sehr wichtig, wichtig und nicht so wichtig bzw. dringend oder nicht dringend eingeteilt. Man kann auch wichtige Aufgaben zusammenlegen, insbesondere, wenn sie in ähnlichem Kontext und Dringlichkeit zueinander stehen. Die Aufgaben mit der höchsten Priorität, d. h. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, sollten zuerst erledigt werden. Laut www.timetac.com ist die „nachträgliche Analyse“ ebenso wichtig wie die Planung.[1] Wie hast Du Deine Zeit genutzt? Was hat Dich an Deiner Produktivität gehindert oder Dich dabei unterstützt? Mithilfe dieser Erkenntnis kannst Du Dein Zeitmanagement stetig verbessern.
- Pareto-Prinzip
Nach dem Pareto-Prinzip lassen sich mit nur 20 % des Einsatzes rund 80 % des Endergebnisses erzielen. Das liegt daran, dass meist nur ein kleiner Teil der Aufgaben wirklich wichtig ist, während der Großteil nur einen minimalen Effekt hat. Darum ist das Prinzip auch unter dem Begriff 80-20-Formel oder 80-20-Regel bekannt. Stehen viele Aufgaben gleichzeitig an, solltest Du zuerst die wichtigen 20 % von den unwichtigen 80 % trennen. Dabei kommt es nicht auf eine prozentgenaue Kategorisierung an. Lege Deinen Fokus dann auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Bedenke aber auch, dass Kreativität ab und an auch etwas mehr Zeit benötigt.
- Die ABC-Analyse
Mit dieser Analyse kannst Du Deine Zeiteinteilung analysieren. Schaue Dir dazu die Aufgaben an, die Du regelmäßig erledigst und betrachte sie unter folgenden Aspekten:1. Wieviel Zeit wird in die Aufgaben investiert?
2. Wie wichtig sind diese Aufgaben für meine weiteren Ziele?Die investierte Zeit kannst Du ganz einfach in Zeitspannen festhalten. Die Wichtigkeit der Aufgaben kannst Du folgendermaßen einteilen:
– A: sehr wichtig für meine Ziele
– B: zwar relevant für meine Ziele, jedoch ist hier keine hohe Priorität gegeben
– C: bringen keinen FortschrittNun kannst Du eine Liste mit allen anfallenden Aufgaben erstellen und sie nach Wichtigkeit und Zeit ordnen. Idealerweise sollte für A-Aufgaben ca. 60 % der Arbeitszeit investiert werden, für B-Aufgaben ca. 25 % und für C-Aufgaben nur ca. 15 %.
Auf www.frag-team-clean.de wird zusätzlich geraten, Rücksicht auf sich selbst zu nehmen und sich an erste Stelle zu stellen. Plane Pufferzeiten ein, falls eine Aufgabe doch mal mehr Zeit beansprucht, und genehmige Dir Pausen und Freizeit, denn nur so kannst Du wieder zu Kräften kommen und Dich mit neuer Motivation den nächsten Aufgaben widmen.
Was sind Vorteile eines Zeitmanagements?
Die Zeit rennt. Wie oft hört man von älteren Menschen, die ihr Leben Revue passieren lassen:
Ich bin nie meinen Träumen gefolgt, sondern immer nur den Erwartungen anderer. Ich habe immer so hart gearbeitet und versucht, es anderen recht zu machen. Dabei wäre ich gerne mehr für meine Freunde und Familie da gewesen. Ich habe meine Kinder nicht aufwachsen sehen können, weil ich Tag und Nacht im Büro verbracht habe, um ihnen ein besseres Leben zu ermöglichen. Ich habe mir mein eigenes Glück verwehrt. Und das bereue ich. Ich hätte meine Zeit besser nutzen sollen…
Um später einmal nicht genauso zu denken, ist es von Vorteil, sich mit dem Zeitmanagement auseinanderzusetzen und für sich eine passende Methode zu finden. Laut Dr. Jürgen Fleig[1] bestehen einige Vorteile des Zeitmanagements darin, dass man
- mehr Zeit für Freitzeitaktivitäten hat,
- sich mit Freunden und der Familie in aller Ruhe treffen und austauschen kann,
- Stress abbauen und dauerhaft mindern kann,
- einen Überblick über alle Aufgaben hat und somit nichts vergisst.
„Für mich hat sich das Eisenhower-Prinzip sehr spannend angehört. Also habe ich es zu Hause einfach mal getestet und am nächsten Tag versucht, es in die Tat umzusetzen.“ Mit Erfolg. In den nächsten Tagen hat sich Til angewöhnt, zunächst Aufgaben, die wichtig und dringend waren, zu erledigen und parallel hat er versucht, die Störfaktoren, die ihn vom konzentrierten Arbeiten abgelenkt haben, auszublenden. Dadurch konnte er seine Arbeitszeit effizienter nutzen und abends mit seinem Freund entspannt den Kochkurs genießen.
Das hat mir ein Stück weit Lebensfreude zurückgegeben. Ich habe ja nur noch gelebt, um zu arbeiten – das war unglaublich anstrengend.
Til hat für jeden Tag To-Do-Listen und plant für seine Aufgaben Zeitfenster ein. Für das Lesen und Bearbeiten von E-Mails hat er ebenfalls täglich ein Zeitfenster geblockt. Anrufer und Kollegen vertröstet er nun öfter auf einen späteren Zeitpunkt, wenn es besser in seinen Tagesplan passt, z. B. in das Zeitfenster, das er für unvorhergesehene Dinge eingeplant hat. In diesem Pufferzeitraum zieht er auch, wenn möglich, Aufgaben vor oder nutzt ein schnelleres Fertigwerden für einen früheren Feierabend. „Bis ins Letzte habe ich meinen Arbeitstag natürlich nicht durchstrukturiert und ich quatsche auch gerne mit meinen Kollegen. Das gehört ja schließlich auch zu einem guten Arbeitsklima dazu.“ Das Eisenhower-Prinzip ist ein fester Bestandteil seines Lebens geworden und seine Zeitdiebe hat er mittlerweile im Griff. Nun hat er auch endlich wieder Zeit, um seinen Hobbies nachzugehen und das Leben zu genießen. „Und auch im Privatleben hilft mir die Herangehensweise: Ich lasse auch am Wochenende die Signaltöne meines Handys ausgeschaltet und schaue nur noch ein Mal täglich in meine E-Mails. Wer dringend etwas von mir möchte, ruft mich an. Dadurch fühle ich mich auch in meiner Freizeit deutlich weniger gestresst.“
Zusammengefasst bedeutet Zeitmanagement Selbstorganisation – im Gegensatz zum Fremdbestimmtsein. Das heißt nicht, dass Du nicht mehr hilfsbereit sein und keine Rücksicht mehr nehmen sollst. Aber versuche, Deine eigenen Belange, Absichten und Ziele nicht Deiner Hilfsbereitschaft und Rücksichtnahme bedingungslos unterzuordnen.
Hast Du Erfahrungen mit Zeitmanagement-Methoden? Welche Methode ist für Dich wertvoll?
Berichte uns gerne oder lasse Dich von unseren Experten beraten.
Dein Team von reality bites.
[1] Zeitmanagement | Definition, Nutzen, effektive Methoden, Tools, (timetac.com)
[2] Warum Zeitmanagement nützlich ist (business-wissen.de)Foto: unsplash.com
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